المكيف واقف؟ قطعة الغيار تُعتمد من الجوال في دقائق
سواء كنت تدير عقود صيانة سنوية (AMC) لأبراج، أو تنفّذ أعمال صيانة عامة وترميمات للفلل والمباني، فأمر الشراء (LPO) الذي يتجاوز المبلغ الذي تحدده في materialpro يمرّ على مشرف الصيانة ثم على مدير المرافق، وكلٌّ منهما يعتمده من جواله أينما كان. ويبقى مسجّلًا من اعتمد ومتى.
ثلاثة مواضع يضيع فيها المال والوقت في عقود الصيانة
- 01كلام نسمعه في الموقع
«الفني اشترى كونتاكتر من المحل كاش، والوصل ضاع.»
صوّر وصل المحل وسجّله على المبنى ورمز التكلفة
يصوّر الفني الوصل من جواله، ويُدخل المبلغ والضريبة، ويختار المبنى ورمز التكلفة في عقد الصيانة. كل شراء نقدي محفوظ مع صورة وصله، فتصير تسوية العهدة آخر الشهر مراجعةً لقائمة، لا بحثًا عن أوراق.
يوفّر الوقت|لا ملاحقة للوصولات آخر الشهر، ولا تخمين على أي مبنى صُرف المبلغ.
- 02كلام نسمعه في الموقع
«برج C طلب فريون من جديد، وبرج A عنده خمس أسطوانات في المخزن محد درى عنها.»
اعرف عدد الأسطوانات في كل برج وكل سيارة، وحوّل الفائض قبل أن تشتري
كل برج له مخزنه، وكل سيارة صيانة كذلك، وكل تحويل أو صرف أو إرجاع للفريون وقطع الغيار الكهروميكانيكية مسجّل. وحين ينفد الرصيد في مبنى ترى أين يوجد الفائض، فتحوّله بدل أن تشتري من جديد.
يوفّر المال|الأسطوانات وقطع الغيار المدفوع ثمنها تُستعمل، بدل أن تُشترى مرتين.
- 03كلام نسمعه في الموقع
«الفلاتر خلصت قبل جولة الصيانة.»
اطلب المستهلكات حين ينزل رصيدها عن الحد الأدنى، مع تاريخ الحاجة
حدّد حدًّا أدنى للفلاتر والفريون والمصابيح في كل مخزن. وحين ينزل الرصيد عنه، يظهر الصنف في قائمة نقص المخزون، فترفع طلب مواد وتحدّد التاريخ الذي تحتاجه فيه جولة الصيانة الوقائية (PPM). ويعرض التقويم هذا التاريخ بجانب موعد وصول أمر الشراء المتوقع.
يوفّر المال|الفلاتر تصل بأمر شراء وبالسعر المتفق عليه، لا بشراء مستعجل من المحل.
ساعات وأموال تستعيدها، محسوبة على شهر كامل
أوامر الشراء والاعتمادات ووصولات الشراء النقدي ومخزون كل مبنى في مكان واحد، بدل رسائل الواتساب والوصولات الورقية وملفات الإكسل. هذا مثال لشهر واحد.
الصيانة العامة والترميمات
أسئلة شائعة
نخدم أكثر من مبنى بعقود صيانة مختلفة، ونأخذ أعمال ترميم أيضًا. هل يكون لكل مبنى أو مشروع تكاليفه ومخزونه؟
نعم. كل مبنى أو عقد صيانة أو أعمال ترميم وإعادة تأهيل تُعرَّف مشروعًا مستقلًا له مخازنه ورموز تكلفته. أوامر الشراء ووصولات الشراء النقدي وحركات المخزون كلها تُسجَّل عليه، فتعرف كم يصرف كل عقد أو مشروع على المواد وقطع الغيار مقارنةً بالميزانية التقديرية.
فواتير الموردين عليها ضريبة القيمة المضافة 5%. هل تُراجَع قبل الدفع؟
نعم. تُسجَّل ضريبة القيمة المضافة على كل مستند، وهي 5% في الإمارات. ويقرأ الذكاء الاصطناعي بنود الفاتورة ويطابقها مع أمر الشراء ومذكرة التسليم، فإن اختلف بند واحد، كأن تُفوتَر 20 فلترًا والمستلم 16 فقط، تُوقَف الفاتورة كاملةً حتى يراجعها أحد.
شغلنا اليوم واتساب ووصولات عهدة وإكسل. هل لازم نغيّر كل شيء مرة واحدة؟
لا. ابدأ بمبنى واحد: يصوّر الفنيون وصولات المحل، ويعتمد المشرفون أوامر الشراء من الجوال من اليوم الأول. وأضف باقي المباني والمخازن حين تكونون جاهزين.
في المشروع نفسه
