استيراد فواتير الموردين إلى QuickBooks Online
أعمدة ملف CSV للفواتير من MaterialPro، والحقول المقابلة لها، وطريقة استيراد الملف.
يحتوي ملف فواتير QuickBooks Online على صف لكل بند في الفاتورة. الصفوف التي تحمل رقم Bill No نفسه تشكّل فاتورة واحدة، فتتحول فاتورة مورّد من خمسة بنود إلى خمسة صفوف. أسماء الأعمدة مأخوذة من ملف نموذج الفواتير في QuickBooks Online.
قبل الاستيراد
- تأكد أن كل مورّد في الملف موجود في QuickBooks باسم العرض نفسه. لإضافة الموردين غير الموجودين، صدّر قائمة الموردين من صفحة الموردين في MaterialPro واستوردها إلى QuickBooks أولًا.
- كل قيمة في عمود Account حساب موجود في دليل الحسابات لديك في QuickBooks. البنود التي لا يقابل رمز تكلفتها حسابًا تستخدم حساب المصروفات الافتراضي الذي تُدخله عند التصدير.
- كل قيمة في عمود Terms موجودة في قائمة شروط الدفع في QuickBooks. الشرطان Net 30 وDue on receipt مدمجان، أما شروط نهاية الشهر مثل Net 30 EOM فيجب إنشاؤها بالاسم نفسه.
- إذا كنت تستخدم Customer:Job، فتأكد أن العميل والمشروع موجودان في QuickBooks بالأسماء نفسها.
- لا يُستورد العمودان Class وCurrency إلا عند تفعيل تتبّع الفئات وتعدد العملات في QuickBooks. وإلا فاتركهما دون مطابقة.
مطابقة الأعمدة
الأعمدة مرتبة كما تظهر في الملف. ملفات مساحات العمل في الولايات المتحدة تستخدم Vendor ولا تحتوي على عمود ضريبة؛ أما ملفات مساحات العمل خارج الولايات المتحدة فتستخدم Supplier وتضيف Line Tax Amount.
Bill Noرقم فاتورة المورّد.
يطابق: Bill no. (رقم الفاتورة)
Vendorمساحات العمل في الولايات المتحدة فقطاسم العرض للمورّد: اسمه بالإنجليزية إن وُجد، وإلا اسمه.
يطابق: Vendor (المورّد)
Supplierمساحات العمل خارج الولايات المتحدة فقطاسم العرض للمورّد: اسمه بالإنجليزية إن وُجد، وإلا اسمه.
يطابق: Supplier (تسمية QuickBooks للمورّد خارج الولايات المتحدة)
Bill Dateتاريخ الفاتورة. بصيغة MM/DD/YYYY في مساحات العمل الأمريكية، وDD/MM/YYYY في غيرها.
يطابق: Bill date (تاريخ الفاتورة)
Due Dateتاريخ استحقاق الفاتورة. إن لم يكن محددًا: تاريخ الفاتورة مضافًا إليه شروط الدفع في أمر الشراء أو لدى المورّد؛ وعند غياب الشروط، شروط الدفع الافتراضية لمساحة العمل، وإلا 30 يومًا.
يطابق: Due date (تاريخ الاستحقاق)
Termsشروط الدفع في أمر الشراء، وإلا شروط المورّد، باسم الشرط في QuickBooks مثل Net 30 أو Due on receipt.
يطابق: Terms (شروط الدفع)
Memoرقم أمر الشراء.
يطابق: Memo (ملاحظة)
Accountالحساب المقابل لرمز التكلفة في البند (مطابقة المشروع نفسه تسبق المطابقة العامة للشركة)، وإلا حساب المصروفات الافتراضي.
يطابق: Account (فئة المصروف في البند)
Line Descriptionوصف بند الفاتورة.
يطابق: Line description (وصف البند)
Line Amountمبلغ البند قبل الضريبة، رقمًا مجردًا بخانتين عشريتين.
يطابق: Line amount (مبلغ البند)
Line Tax Amountمساحات العمل خارج الولايات المتحدة فقطالضريبة على البند.
يطابق: Line tax amount (ضريبة البند). اختر رمز الضريبة للبنود في شاشة الاستيراد.
Customer:Jobالعميل:المشروع لمشروع الفاتورة، أو اسم المشروع وحده إذا لم يكن للمشروع عميل.
يطابق: حقل العميل أو المشروع في بنود الفاتورة، إن وُجد في أداة الاستيراد لديك. يتجاهل الاستيراد المدمج في QuickBooks هذا العمود.
Classرمز التكلفة للبند.
يطابق: Class (الفئة)، عند تفعيل تتبّع الفئات
Currencyعملة الفاتورة برمز من ثلاثة أحرف، مثل USD.
يطابق: Currency (العملة)، عند تفعيل تعدد العملات
| العمود في الملف | ما يضعه MaterialPro فيه | يطابق |
|---|---|---|
Bill No | رقم فاتورة المورّد. | Bill no. (رقم الفاتورة) |
Vendorمساحات العمل في الولايات المتحدة فقط | اسم العرض للمورّد: اسمه بالإنجليزية إن وُجد، وإلا اسمه. | Vendor (المورّد) |
Supplierمساحات العمل خارج الولايات المتحدة فقط | اسم العرض للمورّد: اسمه بالإنجليزية إن وُجد، وإلا اسمه. | Supplier (تسمية QuickBooks للمورّد خارج الولايات المتحدة) |
Bill Date | تاريخ الفاتورة. بصيغة MM/DD/YYYY في مساحات العمل الأمريكية، وDD/MM/YYYY في غيرها. | Bill date (تاريخ الفاتورة) |
Due Date | تاريخ استحقاق الفاتورة. إن لم يكن محددًا: تاريخ الفاتورة مضافًا إليه شروط الدفع في أمر الشراء أو لدى المورّد؛ وعند غياب الشروط، شروط الدفع الافتراضية لمساحة العمل، وإلا 30 يومًا. | Due date (تاريخ الاستحقاق) |
Terms | شروط الدفع في أمر الشراء، وإلا شروط المورّد، باسم الشرط في QuickBooks مثل Net 30 أو Due on receipt. | Terms (شروط الدفع) |
Memo | رقم أمر الشراء. | Memo (ملاحظة) |
Account | الحساب المقابل لرمز التكلفة في البند (مطابقة المشروع نفسه تسبق المطابقة العامة للشركة)، وإلا حساب المصروفات الافتراضي. | Account (فئة المصروف في البند) |
Line Description | وصف بند الفاتورة. | Line description (وصف البند) |
Line Amount | مبلغ البند قبل الضريبة، رقمًا مجردًا بخانتين عشريتين. | Line amount (مبلغ البند) |
Line Tax Amountمساحات العمل خارج الولايات المتحدة فقط | الضريبة على البند. | Line tax amount (ضريبة البند). اختر رمز الضريبة للبنود في شاشة الاستيراد. |
Customer:Job | العميل:المشروع لمشروع الفاتورة، أو اسم المشروع وحده إذا لم يكن للمشروع عميل. | حقل العميل أو المشروع في بنود الفاتورة، إن وُجد في أداة الاستيراد لديك. يتجاهل الاستيراد المدمج في QuickBooks هذا العمود. |
Class | رمز التكلفة للبند. | Class (الفئة)، عند تفعيل تتبّع الفئات |
Currency | عملة الفاتورة برمز من ثلاثة أحرف، مثل USD. | Currency (العملة)، عند تفعيل تعدد العملات |
بنود إضافية في الفاتورة
- الملفات الأمريكية: ضريبة المبيعات التي فرضها المورّد توضع في بند مستقل وصفه "Sales tax" على حساب المصروفات الافتراضي. لا تحمل بنود الفواتير الأمريكية رمز ضريبة، وبذلك يطابق إجمالي كل فاتورة فاتورة المورّد.
- أي فرق متبقٍ بين البنود وإجمالي الفاتورة، مثل خصم أو رسوم على رأس الفاتورة، يوضع في بند وصفه "Invoice adjustment" على حساب المصروفات الافتراضي.
QuickBooks Online Advanced: الاستيراد المدمج
- في MaterialPro، افتح الفواتير واختر تصدير، ثم فواتير QuickBooks Online. أدخل حساب المصروفات الافتراضي ونزّل الملف.
- في QuickBooks Online، انتقل إلى Settings ثم Import data ثم Bills، وارفع الملف.
- طابق كل عمود مع حقله في QuickBooks وفق الجدول أعلاه.
- راجع المعاينة، وصحّح أي صفوف ينبّه إليها QuickBooks، ثم استورد.
Simple Start أو Essentials أو Plus: تطبيق لاستيراد CSV
الاستيراد المدمج للفواتير في QuickBooks متاح في Advanced فقط. في الخطط الأخرى، استخدم تطبيقًا خارجيًا لاستيراد ملفات CSV يمكنه إنشاء فواتير الموردين، أو أدخل الفواتير يدويًا. تختلف القوائم بين التطبيقات، لكن الخطوات واحدة:
- اختر Bills نوعًا للمعاملة.
- ارفع الملف وحدّد صيغة التاريخ: MM/DD/YYYY لمساحات العمل الأمريكية، وDD/MM/YYYY لغيرها.
- طابق كل عمود وفق الجدول أعلاه.
- اجمع الصفوف حسب Bill No، لتصبح كل فاتورة مورّد فاتورة واحدة متعددة البنود.
- استورد فاتورتين أو ثلاثًا أولًا، وقارن إجمالي كل فاتورة بفاتورة المورّد قبل استيراد البقية.
لا تربط MaterialPro شراكة بأي تطبيق استيراد، ولم تعتمد أيًّا منها. قبل الاشتراك، تحقق أن التطبيق يستطيع إنشاء فواتير بالحقول الواردة في الجدول أعلاه.
صيغة الملف
- ملف CSV بترميز UTF-8 مع علامة ترتيب البايت (BOM)، مثل صيغة "CSV UTF-8" في Excel. إذا طلبت الأداة تحديد الترميز، فاختر UTF-8.
- تُصدَّر الأسماء كما كُتبت تمامًا، بما في ذلك علامات التشكيل والشرطات مثل "–"، لذا يجب أن تطابق الأسماء في QuickBooks حرفًا بحرف.
- المبالغ أرقام مجردة بخانتين عشريتين، دون رمز عملة أو فاصل للآلاف.
- إذا فتحت الملف في Excel وحفظته من جديد، فاحفظه بصيغة CSV UTF-8 لتبقى أحرف الأسماء كما هي، وتحقق أن Excel لم يغيّر صيغة التاريخ.
بعد الاستيراد
- قارن إجمالي كل فاتورة بفاتورة المورّد.
- سجّل دفعات الفواتير في QuickBooks؛ فالدفعات في MaterialPro لتتبّع الحالة فقط.
- يضع MaterialPro علامة على الفواتير المصدَّرة، فيمكن تخطيها في التصدير التالي.
هل تحتاج إلى مساعدة؟
لديك سؤال عن ملف؟ راسلنا على support@materialpro.io أو اطّلع على الأسئلة الشائعة.