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每張採購單，清楚記錄數量。

上載供應商報價單，即可建立有編號的採購單；系統按金額交給有審批權限的人批核，發單後逐項追蹤送貨。已訂、已收和尚欠數量，一目了然。

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讀取

附上報價單，開採購單草稿。

上載供應商的 PDF 報價單，或用手機拍下地盤的手寫請購單，文件會跟採購單草稿一併儲存。讀單功能可用時，系統會逐行填入物料、數量及單價；物料庫已有的物料，連單位一併帶出。工程項目、供應商、送貨地點和日期，則由你自行選擇。

供應商報價單Q-7781
採購單草稿HKD 84,760.00

表格行號與報價單上的編號一致，採購員可逐項與原件核對數量、單位和單價，確認無誤才建立採購單。

流程

一張採購單，由請購到收貨完成。

每個步驟都有記錄，列明經手人和處理時間。日後需要查閱這張採購單，開啟便可找到資料，毋須再翻查電郵和文件夾。

  1. 01請購

    由地盤提出請購。

    地盤工程師為 7 樓樓板建立請購單，列明四項物料、數量及所需日期。採購部收到後，可按供應商拆分成多張採購單，毋須重新輸入物料資料。

  2. 02批核

    按金額，決定誰批核。

    每位成員都有各自的審批上限，即使同是項目經理，上限亦可以不同。金額超出上限的採購單，須由有足夠批核權限的人處理；除公司擁有人外，開單人不能批核自己的採購單。

  3. 03發單

    蓋印、簽署、發送。

    只有已批核的採購單才可發出。系統建立 PDF，附上公司印章、審批人簽署及當地適用的稅項資料，再直接以電郵發給供應商。

  4. 04收貨

    每批送貨，逐項記錄。

    貨車到達閘口，倉務員按送貨單逐項點收，並拍下送貨單存檔；系統逐項更新已收和尚欠數量。訂了 8.4 噸 T16 鋼筋，先收到 5.6 噸，餘下 2.8 噸會繼續顯示在採購單上，直至最後一紮簽收。

鋼筋貨場內，一紮紮以鐵線紮好、掛上金屬牌的螺紋鋼筋，天色陰沉。
鋼筋貨場，早上 06:50

訂了 8.4 噸，貨車只送來 5.6 噸。尚欠數量，採購單清楚記錄。

地盤經常分批收貨。採購單逐項記錄已收和尚欠數量，月底對賬時，會計部可直接查看哪些物料已到、哪些仍待送貨。

由你枱面上的那張單開始。

用一張實際的供應商報價單來示範，即可建立一張有編號、經批核的採購單。

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