把賬單匯入 QuickBooks Online
MaterialPro 賬單 CSV 有哪些欄位、各應對應到哪裏，以及如何匯入。
QuickBooks Online 賬單檔案每行代表一條賬單明細。Bill No 相同的各行屬於同一張賬單，所以一張有五條明細的供應商發票會變成五行。欄位名稱跟隨 QuickBooks Online 的賬單範例檔案。
匯入前
- 檔案內每個供應商都已在 QuickBooks 建立，而且顯示名稱完全相同。如有缺少，請先在 MaterialPro 的供應商頁面匯出供應商名單，再匯入 QuickBooks。
- 每個 Account 值都是你 QuickBooks 會計科目表內的科目。未有成本代碼對應的明細，會用你匯出時填寫的預設支出科目。
- 每個 Terms 值都已在 QuickBooks 的付款條款清單內。Net 30 及 Due on receipt 是內置條款；Net 30 EOM 等月結條款須以相同名稱自行建立。
- 如使用 Customer:Job，該客戶及項目須已在 QuickBooks 建立，而且名稱相同。
- Class 及 Currency 只有在 QuickBooks 開啟了類別追蹤及多貨幣功能時才會匯入；否則請不要對應這兩欄。
欄位對應
以下按檔案內的欄位次序排列。美國工作空間的檔案用 Vendor，沒有稅項欄；美國以外工作空間的檔案用 Supplier，並多一欄 Line Tax Amount。
Bill No供應商的發票號碼。
對應到：Bill no.（賬單號碼）
Vendor只限美國工作空間供應商顯示名稱：有英文名稱時用英文名稱，否則用其名稱。
對應到：Vendor（供應商）
Supplier只限美國以外工作空間供應商顯示名稱：有英文名稱時用英文名稱，否則用其名稱。
對應到：Supplier（美國以外的 QuickBooks 對供應商的叫法）
Bill Date發票日期。美國工作空間為 MM/DD/YYYY，其他地區為 DD/MM/YYYY。
對應到：Bill date（賬單日期）
Due Date發票到期日。發票未有到期日時，為發票日期加上採購單或供應商的付款條款；沒有條款時，用工作空間的預設付款條款，否則為 30 日。
對應到：Due date（到期日）
Terms採購單的付款條款，否則用供應商的付款條款，並以 QuickBooks 條款名稱填寫，例如 Net 30 或 Due on receipt。
對應到：Terms（付款條款）
Memo採購單號碼。
對應到：Memo（備註）
Account該明細成本代碼所對應的科目（工程項目本身的對應優先於公司通用的對應），否則用預設支出科目。
對應到：Account（明細上的支出類別）
Line Description發票明細的描述。
對應到：Line description（明細描述）
Line Amount未計稅的明細金額，以兩位小數的純數字填寫。
對應到：Line amount（明細金額）
Line Tax Amount只限美國以外工作空間該明細的稅額。
對應到：Line tax amount（明細稅額）。請在匯入畫面為各明細選擇稅碼。
Customer:Job賬單所屬工程項目的「客戶:項目」；工程項目未有客戶時，只填項目名稱。
對應到：如匯入工具有賬單明細的客戶或項目欄位，請對應到該欄。QuickBooks 內置的賬單匯入會略過此欄。
Class該明細的成本代碼。
對應到：Class（類別），須已開啟類別追蹤
Currency發票貨幣的三字母代碼，例如 USD。
對應到：Currency（貨幣），須已開啟多貨幣功能
| 檔案欄位 | MaterialPro 填入的內容 | 對應到 |
|---|---|---|
Bill No | 供應商的發票號碼。 | Bill no.（賬單號碼） |
Vendor只限美國工作空間 | 供應商顯示名稱：有英文名稱時用英文名稱，否則用其名稱。 | Vendor（供應商） |
Supplier只限美國以外工作空間 | 供應商顯示名稱：有英文名稱時用英文名稱，否則用其名稱。 | Supplier（美國以外的 QuickBooks 對供應商的叫法） |
Bill Date | 發票日期。美國工作空間為 MM/DD/YYYY，其他地區為 DD/MM/YYYY。 | Bill date（賬單日期） |
Due Date | 發票到期日。發票未有到期日時，為發票日期加上採購單或供應商的付款條款；沒有條款時，用工作空間的預設付款條款，否則為 30 日。 | Due date（到期日） |
Terms | 採購單的付款條款，否則用供應商的付款條款，並以 QuickBooks 條款名稱填寫，例如 Net 30 或 Due on receipt。 | Terms（付款條款） |
Memo | 採購單號碼。 | Memo（備註） |
Account | 該明細成本代碼所對應的科目（工程項目本身的對應優先於公司通用的對應），否則用預設支出科目。 | Account（明細上的支出類別） |
Line Description | 發票明細的描述。 | Line description（明細描述） |
Line Amount | 未計稅的明細金額，以兩位小數的純數字填寫。 | Line amount（明細金額） |
Line Tax Amount只限美國以外工作空間 | 該明細的稅額。 | Line tax amount（明細稅額）。請在匯入畫面為各明細選擇稅碼。 |
Customer:Job | 賬單所屬工程項目的「客戶:項目」；工程項目未有客戶時，只填項目名稱。 | 如匯入工具有賬單明細的客戶或項目欄位，請對應到該欄。QuickBooks 內置的賬單匯入會略過此欄。 |
Class | 該明細的成本代碼。 | Class（類別），須已開啟類別追蹤 |
Currency | 發票貨幣的三字母代碼，例如 USD。 | Currency（貨幣），須已開啟多貨幣功能 |
賬單上的額外明細
- 美國檔案：供應商收取的銷售稅會獨立成一行，描述為「Sales tax」，記入預設支出科目。美國的賬單明細不帶稅碼，這樣每張賬單的總額才會與供應商發票一致。
- 明細合計與發票總額之間的差額，例如發票表頭的折扣或附加費，會記在描述為「Invoice adjustment」的一行，記入預設支出科目。
QuickBooks Online Advanced：內置匯入
- 在 MaterialPro 打開「發票」，選擇「匯出」，再選 QuickBooks Online 賬單。填寫預設支出科目，然後下載檔案。
- 在 QuickBooks Online 進入 Settings（設定）→ Import data（匯入資料）→ Bills（賬單），上載檔案。
- 按上表把每一欄對應到 QuickBooks 欄位。
- 檢查預覽，修正 QuickBooks 標示的行，然後匯入。
Simple Start、Essentials 或 Plus：CSV 匯入工具
QuickBooks 內置的賬單匯入只限 Advanced 方案。其他方案請用可建立賬單的第三方 CSV 匯入工具，或手動輸入賬單。各工具的選單不同，但步驟大致一樣：
- 交易類型選擇「Bills」（賬單）。
- 上載檔案並設定日期格式：美國工作空間為 MM/DD/YYYY，其他地區為 DD/MM/YYYY。
- 按上表對應每一欄。
- 按 Bill No 把各行歸組，令每張供應商發票成為一張有多條明細的賬單。
- 先匯入兩三張賬單，逐張核對賬單總額與供應商發票，再匯入其餘賬單。
MaterialPro 未與任何匯入工具合作，亦未有認證任何工具。訂用前，請確認該工具可按上表欄位建立賬單。
檔案格式
- UTF-8 CSV，附位元組順序標記（BOM），與 Excel 的「CSV UTF-8」相同。如工具要求選擇編碼，請選 UTF-8。
- 名稱按輸入原樣匯出，包括重音符號及「–」等破折號，所以必須與 QuickBooks 內的名稱逐字相同。
- 金額為兩位小數的純數字，不含貨幣符號或千位分隔符。
- 如在 Excel 開啟後再儲存，請儲存為 CSV UTF-8，令名稱保留原有字元，並檢查 Excel 有沒有改動日期格式。
匯入後
- 逐張核對賬單總額與供應商發票。
- 賬單付款請在 QuickBooks 記錄；MaterialPro 的付款記錄只用於追蹤狀態。
- MaterialPro 會標記已匯出的賬單，下次匯出時可略過。
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