常見問題解答

materialpro 將工程請購、供應商報價、採購單、送貨記錄、發票與庫存整合到同一個工作空間。文件附在相關記錄上；讀單功能可用時，系統會讀取文件資料，供團隊審核。串連的記錄讓採購、地盤與財務團隊共同追蹤從請購到付款的進度。實際效益取決於你的文件與作業流程。

不少建造公司採購的方法，和二十年前差不多：靠電話、電郵、Excel，資料全部人手輸入。報價散落在不同同事的電郵收件箱，採購單與實際送貨對不上，發票又因為找不到原本的單據，拖上幾個星期都處理不了。

materialpro 將所有資料集中在一處，整個團隊都看得到。供應商傳來 PDF 報價單時，可附在採購單草稿上；讀單功能可用時，系統會讀取各項明細讓你核對，毋須由頭逐項再輸入。材料送到地盤時，現場同事用手機拍下送貨單，附在收貨記錄上；讀單功能可用時會讀出收貨數量，短交或損壞的貨品亦可直接記錄在該張採購單上。

最大的問題，大概就是令你最頭痛的那幾樣：成本超支、溝通脫節，以及花在文書和人手輸入上的時間。我們常見的情況是這樣的：

地盤同事打電話或發訊息叫寫字樓訂料，既費時又容易聽錯。送貨單遺失，幾個星期後發票寄到，應付賬款同事無從核對。預算超支要到月底才發現，而不是一發生就知道。大家花在輸入資料的時間，比花在工程上還多。

我們的做法，是讓每個人隨時知道進度。項目經理清楚看到自己工程的訂購、收貨和發票情況；地盤同事可以直接在地盤申請物料；會計同事處理發票更快，因為發票已與採購單和送貨記錄核對好。每個項目的已承擔開支在下單時已經看得到，毋須等到月底。

materialpro 讓你看到哪些材料買得最多，以及它們過往的價格變化。每項材料都有價格記錄，顯示平均價和最新價，價格高過平時一眼就看到。

materialpro 亦讓你輕鬆看到最常向哪些供應商採購，方便爭取批量價。接新工程時，可以參考這些記錄，決定先為哪些材料發出詢價。

上載收據相片或 PDF，再輸入供應商、金額、稅額與貨品。讀單功能可用時，系統會從支援的圖片與 PDF 讀取這些資料；清晰度與文件版面會影響結果，儲存前請逐項核對。

拍下送貨單或裝箱單，附在收貨記錄上，選擇對應的採購單，再按採購單逐項確認實收數量。讀單功能可用時，系統會讀取單號、日期、供應商與貨品數量，並建議對應的採購單；確認驗收前，請核對讀取結果。

把支援的圖片或 PDF 附在採購單、發票或收據上，按文件輸入貨品說明、數量及價格。讀單功能可用時，系統會從文件自動填入草稿。無論哪種方式，都請對照原始文件並修正差異，確認後才發出採購單、批核發票或付款。資料處理方式請參閱私隱政策。

你可在儲存前檢查並修正讀取資料。請對照原始文件，特別核對數量、單價、稅額與供應商資料。審批仍由你設定的流程把關，系統讀取不代表準確率保證。

系統可解讀支援的圖片與 PDF 文件中的不同版面，但結果會受清晰度與內容複雜度影響。若某種格式無法處理，請寄信至 support@materialpro.io，附上已遮蔽敏感資料的範例與問題說明。

為採購單每行物料記錄使用的單位，並核對報價與送貨文件。若計價與驗收單位不同，請先與供應商確認換算方式，並在示範時驗證你的作業流程。

按公司收費，用戶人數不限。所有方案均按年繳費：專業版全公司每月 USD 499 起（每年 USD 5,988，最多 10 個進行中項目），商務版每月 USD 999 起（每年 USD 11,988，項目數量不限）。不設開戶或實施費用。

企業版按需報價，歡迎索取報價。

請依你的作業流程評估效益，包括輸入文件、追蹤送貨、比較報價與審核發票差異所花的時間。可在示範中與我們一起逐項估算。節省幅度與投資報酬依使用情況而異，並非保證。

一致的記錄可協助團隊檢視材料成本，規劃未來採購。用項目、供應商與價格歷史支援決策，並在示範時驗證業務所需的報表與匯出。

由 MaterialPro Technology Limited（香港）以美元（USD）收費。如你的信用卡並非在香港發出，發卡機構或會收取外幣交易手續費，詳情請向發卡機構查詢。

先從示範工作空間開始，邀請同事，用一個項目試跑。匯入所需資料，並設定角色與審批步驟。若需要 ERP 整合，請先與團隊評估系統及資料流，再安排實施。

可以。預約示範，我們會按你團隊的實際流程，逐步示範請購、報價、採購單、送貨及發票。準備好之後，我們會發送報價，並陪你開通工作空間。所有方案均按年繳費。

需要協助時，請寄信至 support@materialpro.io，說明操作流程與遇到的問題；提供範例時請遮蔽敏感資料。企業版的實施與支援方式由雙方另行確認。

轉用新系統，人的因素往往最難處理，我們亦從中累積了不少經驗。關鍵是一開始就讓同事看到實際好處。例如地盤同事發現用手機就查到貨倉存量，不用再打電話問寫字樓，自然願意用下去。

培訓按各人的崗位安排，不必人人學齊所有功能。管工要知道的，和應付賬款同事要知道的並不一樣。培訓內容貼近各人的日常工作，大家上手自然快得多。

我們亦建議先由較熟悉電腦、或在團隊中較有影響力的同事開始。其他人看到率先使用的同事用得順手，抗拒很快就會減少。

由於 materialpro 涉及公司營運的多個環節，決定通常需要多位相關人員參與。營運主管、採購和項目管理團隊需要了解流程上的改變，並認同新的工作方式；會計團隊需要清楚已批核的賬單如何轉入會計系統（目前以 CSV 匯出，並非即時同步），以及對應付賬款流程有何影響；IT 同事一般亦會審視保安和技術要求。

我們樂意為不同團隊安排示範，逐一解答各自關心的問題。及早讓各方取得共識，推行會更順利，亦能讓公司充分發揮系統的作用。

在 materialpro 記錄項目預算與採購資料，檢視已承諾與實際支出。設定時請確認預算與成本代碼的輸入方式。ERP 預算同步須另外確認整合。

可按項目、供應商及成本代碼查看開支和記錄。每行採購單都顯示已訂、已收及已開發票的數量；建立採購單時，每個成本代碼的估算與已承擔開支即時對照。

價格分析顯示每項材料的採購記錄、平均價及最新價，價格高過平時一眼看到。

支援的頁面可匯出 CSV；匯出選項因頁面而異，請在示範時測試你需要的報表。

暫時沒有獨立的協議功能。materialpro 不會替你保留一個約定數量和價格、讓你分批下單，接受報價後亦不會固定之後訂單的價格。

現時可以做到：
• 發出詢價，並排比較各家報價，每行判給最低價
• 由判出的報價生成採購單，每個供應商一張
• 每行採購單追蹤已訂、已收及未收數量
• 三方核對時以採購單價格核對發票

如已與供應商談好價格，每次以該價格開一張採購單，發票就會按該價格核對。

有權限的用戶可修改採購單內容並查看異動記錄。發出修改後的訂單前，請確認團隊所需的審批與供應商通知步驟。ERP 變更單過賬須依確認的整合範圍處理。

上載供應商發票並輸入資料，再與採購單及驗收記錄比對。讀單功能可用時，上載或傳送至已設定發票收件匣的發票會自動讀取成草稿，供你審核。有權限的批核人可在批核前確認差異。此功能處理供應商已發出的發票，不會代你開立發票或處理報稅。請在示範時確認財務團隊所需的文件流程。

支援。可為每位同事設定角色、權限及審批金額上限。有審批權限、而上限足以涵蓋金額的同事，均可批核採購單或賬單；開單人不能批核自己的單據（擁有人除外）。系統暫時沒有按工程項目設定的審批人名單，亦沒有固定的多層審批流程。

請購單和採購單上的每一行，都要連結到物料資料庫中的物料，收貨、庫存和價格記錄才會準確。如要訂購從未買過的物料：

• 在物料欄輸入關鍵字，materialpro 會即時搜尋你的物料資料庫。
• 如果找不到，可直接在同一個選單新增物料（名稱、單位、類別，亦可加上成本代碼），新物料會存入物料資料庫，下次直接選用。
• 新增前請先看看搜尋結果有沒有相近的物料，避免同一種材料因寫法不同而重複建立。
• 如要一次加入大量物料，可在「庫存」頁面批量匯入。

你可用項目與採購單記錄追蹤預製構件的採購與送貨。標準採購功能不包含專用的工廠生產或品管流程，其他需求請與團隊討論。

使用發票與收據記錄儲存項目支出，並指定成本代碼。會計分錄、員工代墊核銷與 ERP 過賬，須依公司會計流程及另外確認的整合方式處理。

支援沒有採購單的賬單。新增賬單時選擇「不經採購單」，再選擇供應商及所屬工程項目。

• 由於沒有採購單可作三方核對，賬單會按一般流程核實及審批。
• 每行可填成本代碼，計入相應預算；materialpro 不會自動填入預設成本代碼。
• 已落單物料的賬單，仍應按採購單錄入，才能與送貨記錄核對。
• 地盤的零星開支，亦可記錄為收據，並標明屬工程成本（附成本代碼）或間接費用。

目前未支援把賬單直接記入總賬科目。

你可將設備與租賃服務逐行記錄在採購單上，填寫數量、單位與價格。租期追蹤、歸還提醒與會計需求，請先與團隊確認，再採用專用租賃流程。

用採購單記錄材料、設備與服務，填寫貨品說明、數量、單位與價格，再追蹤送貨及相關發票。租賃、保留款或分判商付款申請等特殊需求，請先與團隊確認。

暫時不可以。每位同事各有審批金額上限，並適用於全公司：有相關權限的人可審批任何工程項目的採購單或賬單，金額以其上限為準；超出上限則由上限較高的同事審批。系統沒有按工程項目設定的審批人名單，亦沒有固定的多層審批流程。

不需要。materialpro 在手機瀏覽器上運作，毋須下載或安裝。現場團隊用同一個賬戶登入，就可以：

• 查看自己負責的項目
• 提交材料請購單並填寫需用日期
• 按角色權限批核請購單、採購單及發票
• 拍下送貨單收貨，記錄短收、拒收或損壞的物料
• 拍下收據提交審批
• 查看各倉庫及地盤倉的存量

使用時需要流動資料或 Wi-Fi 連線。

可以。地盤人員可以用手機或平板的瀏覽器提交材料請購單，角色權限許可的用戶亦可以開採購單。

• 從物料清單選擇，或直接輸入新的物料描述
• 每行填寫數量及需用日期
• 審批人批核請購單後，可轉成採購單
• 讀單功能可用時，亦可拍下手寫清單或上載 PDF，由系統填入請購單，提交前再逐行核對

視乎角色權限。每個角色可開放哪些頁面都可以設定，例如地盤角色只開放請購和收貨，不開放採購單、發票和預算報表；項目經理和寫字樓同事則可看到完整的成本和預算資料。

有些公司希望前線同事有成本意識，會開放多一點；有些則希望他們專心把料備齊。目前未有針對個別用戶「只隱藏單價」的設定，如有需要，歡迎在示範時與我們商討。

可以。在電腦或手機上收貨時，採購單每一行物料都可以記錄問題：

• 選擇問題類型：拒收、損壞、數量不符、多送、欠貨、送錯貨或其他
• 在送貨記錄附上貨物相片，問題一目了然
• 所有問題都會列在「收貨問題」頁並顯示狀態，寫字樓可以跟進，處理好後標示為已解決

儲存送貨記錄時，如供應商資料有電郵地址，系統會自動把有問題的項目電郵給供應商；之後亦可在該送貨記錄重新發送。問題不會再在電話或訊息中遺漏。

可以在取貨前用手機瀏覽器開好採購單，即場把採購單號交給供應商。如在櫃位付款時未有採購單，可拍下收據，指定項目後提交審批。

先預留採購單號、之後再按送貨單補回物料的功能暫未推出。

庫存模組讓你追蹤總倉及各地盤倉的材料存量。每個倉各自有結存，所有入貨、發料、退料及轉倉都有記錄。

現場團隊去倉庫之前，可以先用手機查看存量。

以下是庫存功能：

• 設定倉庫及地盤倉
• 收貨入倉
• 倉與倉之間轉倉，運送中的數量亦看得到
• 按項目及成本代碼發料，並記錄退料
• 每項物料可設最低存量：低於最低存量的物料會被標示並列入低存量清單（不會主動推送通知）

• 建立倉庫或地盤貨倉，並指派給項目
• 該項目的送貨可直接收入這個貨倉，庫存隨即增加
• 地盤取用時，按成本代碼發料到項目，並可記錄退料
• 前線同事可用手機向貨倉申請領料，由倉務處理
• 貨倉之間可隨時調撥，運送中的數量會清楚顯示

每筆收貨、發料、退料及調撥都有記錄，各貨倉結存保持最新。

不需要。供應商毋須賬戶、密碼，也不用培訓。

• 詢價：供應商會收到附安全連結的電郵，毋須登入即可在網上填寫報價
• 發票及送貨單：供應商照舊寄來，由你的團隊附在相關記錄上；讀單功能可用時，系統會自動讀取成草稿供核對
• 收貨問題：儲存送貨記錄時，系統會自動把有問題的項目電郵給供應商（如有電郵地址），你的團隊再按問題記錄跟進

內部流程更有效率，又不會為合作的供應商增加工作。

每個供應商的頁面都列出往來記錄：落過多少張採購單、累計採購金額、報過多少次價。收貨問題和發票差異都留在各張單據上，送貨問題清單亦會列明涉及哪個供應商，隨時可以翻查。

與供應商商討條件時，可以拿記錄說話，不用靠印象或某一次的情況。

目前沒有內置的 ERP 連接器；QuickBooks Online 則透過 CSV 匯出使用（見下題）。如你需要連接其他系統，請告訴我們系統名稱及需要互通的資料，我們會在你購買前如實告知是否可行。即使不連接 ERP，你亦可在 materialpro 處理採購。

目前未有即時連接。你可把已批核的賬單及供應商匯出為 CSV，檢查後匯入 QuickBooks Online。在美國，QuickBooks 內置的賬單 CSV 匯入功能須為 QuickBooks Online Advanced 或以上方案。如使用 Simple Start、Essentials 或 Plus，請用支援賬單的第三方 CSV 匯入工具，或手動輸入賬單。我們未有認證任何匯入工具，亦未與任何匯入工具合作。我們的匯入指南列出賬單檔案的每一欄，以及應對應到 QuickBooks 哪個欄位。請在示範時用幾張賬單試一試，核對供應商名稱及會計科目表。

支援的頁面提供採購與報表資料的 CSV 匯出，功能依記錄類型而異。請在示範時確認你的報表流程所需匯出，其他整合需求可與團隊討論。

每個 materialpro 工作空間代表一個組織。多公司 ERP 整合須另外評估公司區隔、存取權限與資料對應。

你可加入多個工作空間，並切換至你有權存取的工作空間。各工作空間保有自己的資料與權限。企業版合約與多公司整合需求須另行確認。

可以，由我們協助。支援的頁面隨時可匯出 CSV；如需匯出整個工作空間的資料（包括附件），請在關閉賬戶前聯絡支援團隊，我們會與你一同準備。

預約示範。我們會用示範資料，逐步展示團隊所需的文件與審批步驟，了解你的作業流程，並在你決定前提供報價。

你可先從一個項目開始，驗證流程後再擴大使用。可用功能視乎所選方案；訂閱按公司收費，用戶人數不限。如需單獨購買特定模組，請先與我們的團隊確認。

採用 materialpro 前，請評估業務所需的流程、資料匯出、支援方式與合約條款。團隊可與你討論這些需求，並在示範中展示產品。

請聯絡我們的團隊，了解是否有已同意提供參考的同行業或同區客戶。安排客戶介紹前，須先取得該客戶同意。

請比較完整流程：請購、供應商報價、採購單、送貨、發票比對與庫存記錄。materialpro 串連這些資料，供應商文件附在相關記錄上（讀單功能可用時可讀取成草稿供你核對），亦提供可設定的審批。請在示範時驗證團隊需要的功能，並確認整合需求。