私隱政策
最後更新：2026年10月28日
MaterialPro Technology Limited（以下簡稱「我們」或「materialpro」）非常重視你的私隱。本私隱政策說明你使用 www.materialpro.io 及相關服務（以下簡稱「服務」）時，我們如何收集、使用、儲存及保護你的個人資料。
MaterialPro Inc. 負責在美國推廣本服務；與你訂立合約及向你收費的，是在香港註冊成立的 MaterialPro Technology Limited，亦即本政策所述個人資料的資料使用者。
- MaterialPro Technology Limited, Unit 619B, 6/F, Tower B, New Mandarin Plaza, 14 Science Museum Road, Tsim Sha Tsui, Hong Kong
本政策說明我們收集的資料、使用目的、資料接收者、保留期限及處理地點，以及你如何行使權利。請在提交個人資料前細閱本政策。
MaterialPro Technology Limited 是一家在香港註冊成立的公司，負責處理我們為自身目的而收集的個人資料，例如賬戶、賬單、客戶支援及網站資料。若你的機構將其員工、供應商、項目或其他人士的資料上載至服務，則由你的機構決定收集哪些資料及其用途；我們會根據服務條款，代表你的機構並按其指示處理該等資料。
1. 我們收集的資料
當你註冊、使用服務、上載文件或提交查詢時，我們可能收集以下資料：
賬戶、工作空間及供應商表格已標示必填欄位。如未提供必填資料，我們將無法完成相關設定。其他個人檔案資料可自行選擇是否提供。推廣資訊須另行選擇接收，並非使用服務的必要條件。
1.1 你提供的資料
- 賬戶資料：姓名、電郵地址、電話號碼、公司名稱及職位
- 付款資料：賬單地址及付款方式（由 Stripe 安全處理，我們不會儲存完整信用卡號碼）
- 通訊內容：你透過表格、電郵或客戶支援發送的訊息
- 你上載的文件及內容，包括供應商、項目及採購資料
- AI 輸入及輸出：你使用 AI 功能時涉及的文件圖像及文字、訊息、相關工作空間記錄及工作流程內容
1.2 自動收集的資料
- 裝置及瀏覽器資料（類型、作業系統、語言設定）
- IP 地址及大概位置
- 使用記錄（頁面瀏覽、功能使用情況及操作時間）
- 透過 Cookie 及類似追蹤技術收集的資料
2. 我們如何使用你的資料
我們透過平台以電子方式處理資料，用於以下目的：
- 提供及維護你要求的服務，包括你使用 AI 功能時的資料處理
- 設立你的賬戶及核實你的身份
- 處理付款及管理賬單
- 發送服務通知，例如系統更新及安全警示
- 回應你的查詢及提供客戶支援
- 分析服務使用情況及運作錯誤，以改善服務
- 偵測及防止欺詐和未經授權的活動
- 遵守適用法律及規例
3. 資料共享及披露
我們不會出售你的個人資料。視乎服務需要，資料可能提供予你機構的獲授權用戶、參與你採購流程的供應商，以及以下接收者：
- 服務供應商：我們委託可信賴的服務供應商營運平台，涵蓋網站寄存、資料庫及檔案儲存、身份驗證、付款、電郵、背景處理及文件處理。AI 功能會將相關上載文件、訊息及所需內容傳送至第三方 AI 模型供應商。這些供應商只會處理提供相關功能所需的資料。我們亦使用第三方服務提供客戶支援對話及使用分析。
- 法律要求：在法律要求或為回應有效法律程序的情況下，我們可能披露你的資料。
- 業務轉讓：如我們涉及合併、收購或出售資產，你的資料可能作為該交易的一部分而轉移。
- 經你同意：在取得你明確同意的情況下，我們可能與其他方共享你的資料。
3.1 AI 處理及覆核
AI 功能使用第三方模型提取文件欄位、回答問題，以及協助執行已設定的採購工作流程。輸入內容可能包括文件或工作空間中的姓名、聯絡資料及其他個人資料。請只提供完成任務所需的資料。AI 輸出可能不準確；在批核採購單、發票或付款前，請覆核所提取的欄位及工作流程建議。AI 請求只會傳送至位於美國或歐盟、經審核的推理服務商；這些服務商不會保留提示內容，亦不會用作訓練（詳見「子處理者」）。
4. 資料保安及資料外洩通報
我們以 TLS 加密傳輸中的資料，並以 AES-256 加密儲存的資料。資料列層級安全（RLS）把每個工作空間的資料分隔開，每個請求都會核對用戶的權限；登入使用一次性驗證碼，並可啟用雙重認證，工作空間亦可規定所有成員必須啟用。任何互聯網傳輸或電子儲存均無法保證絕對安全。
如我們得悉所持有的個人資料發生外洩事故，我們會迅速採取措施控制事故，並評估可能造成的損害。在適用法律要求的情況下，我們會在法律規定的時限內通知相關資料保障機構及受影響人士，或通知我們代為處理資料的客戶機構。第 9 節列明各司法管轄區的具體要求（香港、新加坡、馬來西亞、台灣及美國）。
5. 資料保留
我們會在提供服務、處理賬戶及支援要求，以及履行適用法律要求所需的期間內保留個人資料。取消訂閱本身不會刪除工作空間。你可聯絡我們要求刪除資料；依法必須保留的記錄及備份中的資料，保留期限可能有所不同。已完成或失敗的工作流程執行所產生的暫存檢查點，可於 30 日後清理；待人工覆核的項目會被保留。此清理不會刪除你的對話訊息或審批記錄。
6. Cookie 及分析
我們使用 Cookie 及類似技術以：
- 保持你的登入狀態及工作階段
- 記住你的偏好設定
- 支援服務運作及排查錯誤
- 了解訪客如何使用我們的網站
我們的網站使用 Google 提供的網站分析服務 Google Analytics。Google Analytics 會設定名稱以 _ga 開頭的 Cookie，以區分訪客及瀏覽工作階段，並收集你瀏覽的頁面、根據 IP 地址推算的大概位置，以及裝置和瀏覽器資料等資訊。我們以匯總形式使用這些資訊，以了解及改善我們的網站。Google 會按其本身的私隱條款處理這些資訊，處理地點可能在你所在的國家或地區以外。你可安裝 Google Analytics 停用瀏覽器外掛程式（Google Analytics Opt-out Browser Add-on），或在瀏覽器中封鎖或刪除這些 Cookie，以拒絕相關追蹤；你亦可在「你的私隱選擇」（第 9.5 節）關閉網站分析。我們的客戶支援對話由 Crisp 提供，亦會使用 Cookie，讓你在不同頁面之間切換時保留對話內容。
你可透過瀏覽器設定管理或停用 Cookie，但這可能影響服務的部分功能。
7. 你的權利
視乎適用於你的資料保障法律，你可能有權：
- 查閱、檢視或索取你的個人資料副本
- 補充或改正你的個人資料
- 刪除你的個人資料
- 停止收集、處理或使用你的個人資料
- 要求我們說明如何使用你的個人資料
- 在資料處理以同意為依據時撤回同意
- 在法律賦予資料可攜權的情況下，以結構化及常用的格式取得你向我們提供的個人資料，或要求我們將其傳送至另一機構
- 隨時免費拒絕接收直接促銷
如欲提出要求，請電郵至 dpo@materialpro.io 聯絡我們的資料保障主任，或使用第 12 節的聯絡方式。在處理要求前，我們可能需要核實你的身份。我們會在適用法律規定的時限內回覆（見第 9 節）；如未能完全照辦，我們會說明所依據的法律理由。在法律容許的情況下，我們可就提供資料副本收取合理費用，並會事先告知金額。如你的資料存放於由你的僱主或其他機構管控的工作空間，我們可能會將你的要求轉交該機構處理。你可選擇不提供資料；但如缺少必要的賬戶或聯絡資料，我們可能無法建立賬戶、回覆查詢或提供你要求的服務。選填欄位可留空。你亦可在「你的私隱選擇」（第 9.5 節）關閉網站分析；我們亦會尊重瀏覽器發出的全球私隱控制（GPC）信號。
8. 處理地點及跨境轉移
我們的網站服務、主要資料庫及已啟用的文件處理基礎設施目前包括新加坡。上述服務供應商亦會透過其全球基礎設施及服務地點處理及儲存資料。AI 請求只會由位於美國或歐盟、經審核的推理服務商處理（詳見「子處理者」）。因此，你的個人資料可能在你所在的國家或地區以外處理，亦不保證只會留在單一國家。如有處理地點或合約方面的要求，請在上載受限制資料前與我們確認。
我們跨境轉移個人資料時，會以適用法律認可的依據進行：與服務供應商訂立書面協議，要求其保護個人資料的水平與資料收集地的法律相若；以及在相關情況下，因該轉移是履行我們與你或你機構之間合約所必需，或已取得你的同意。第 9 節列明各司法管轄區的具體要求，包括跨境轉移規定（香港、新加坡、馬來西亞、台灣及美國）。
9. 適用於個別司法管轄區的資料
我們為多個司法管轄區的客戶提供服務。視乎你所在地或資料收集地，除本政策其他部分外，以下內容亦適用。
9.1 香港
如你身處香港，我們會按照《個人資料（私隱）條例》（第 486 章）及其六項保障資料原則處理個人資料。你可提出查閱資料要求或改正資料要求，我們會在收到要求後 40 日內回覆。我們可就查閱資料要求收取不超乎適度的費用。未經你同意，我們不會在直接促銷中使用你的個人資料，你亦可隨時免費撤回同意。你可向個人資料私隱專員公署作出投訴。
9.2 新加坡
如你身處新加坡，我們會按照新加坡《2012 年個人資料保護法令》（PDPA）處理個人資料。我們已指定一名資料保障主任（Data Protection Officer），負責確保我們遵守該法令。你可透過 dpo@materialpro.io 聯絡我們的資料保障主任。我們會盡快回覆查閱要求，一般在 30 日內完成；如需更長時間，我們會通知你。我們將個人資料轉移至新加坡境外時，會採取適當措施，確保接收者受具法律約束力的義務規管，提供與該法令相若的保障水平。如我們評估某宗資料外洩事故須予通報，即事故相當可能對受影響人士造成重大損害，或涉及 500 名或以上人士，我們會在作出該評估後 3 個曆日內通知新加坡個人資料保護委員會（PDPC），並在有需要時通知受影響人士。當我們代表你的機構處理個人資料時，我們是該機構的資料中介（data intermediary）。如你不滿意我們處理你要求的方式，可聯絡 PDPC。
9.3 馬來西亞
如你身處馬來西亞，我們會按照經《2024 年個人資料保護（修訂）法令》修訂的馬來西亞《2010 年個人資料保護法令》處理個人資料。我們已委任一名資料保障主任，你可透過 dpo@materialpro.io 聯絡。你可要求查閱或改正你的個人資料，我們會在收到要求後 21 日內回覆。在技術可行且資料格式相容的情況下，你亦可要求我們將你提供的個人資料傳送至你選擇的另一資料控制者（資料可攜權）。你可隨時撤回同意，或要求我們停止為直接促銷目的處理你的個人資料。如發生個人資料外洩事故，我們會在切實可行的情況下盡快並於 72 小時內通知馬來西亞個人資料保護專員；如事故造成或相當可能造成重大損害，我們會在無不當延誤的情況下通知受影響人士。我們只會在該法令容許的情況下將個人資料轉移至馬來西亞境外，例如目的地的法律與該法令大致相若或能確保足夠保障水平，或該轉移是履行與你訂立的合約所必需。當我們代表你的機構處理個人資料時，我們是該機構的資料處理者，並會履行適用於資料處理者的保安責任。本政策提供馬來文及英文版本。
9.4 台灣
如你身處台灣，我們會按照台灣《個人資料保護法》處理個人資料。第 7 節所列的權利不得預先拋棄或以合約限制。就查詢、閱覽或索取個人資料副本的要求，我們會在 15 日內作出決定；就補充、更正、停止處理或刪除個人資料的要求，我們會在 30 日內作出決定。如有需要，上述期限可各延長一次，延長期間不超過原有期限，我們會以書面通知你延長的原因。如個人資料被竊取、洩漏、竄改或以其他方式受侵害，我們會在查明事故後通知你。
9.5 美國（包括加州）
如你居於加州或其他設有消費者私隱法例的美國州份，除本政策其他部分外，本節亦適用於你。本節描述我們過去 12 個月的做法。如我們代客戶機構處理個人資料，我們是該機構的服務供應商，並可能將你的要求轉交該機構處理。
我們收集的資料類別及來源：識別資料（例如姓名、電郵地址、電話號碼及 IP 地址）；商業資料（例如你的訂閱、賬單記錄及與我們的交易記錄）；職業資料（例如公司名稱及職銜）；互聯網或其他電子網絡活動資料（例如瀏覽的頁面、功能使用情況，以及裝置和瀏覽器資料）；根據 IP 地址推算的大概位置；以及你上載或傳送的文件、訊息及其他資料的內容。這些資料來自你本人、你機構的管理員及用戶、參與你採購流程的供應商、你的裝置（自動收集），以及付款處理商等服務供應商。我們不會為推斷你的個人特徵而收集敏感個人資料。
使用目的：我們按第 2 節所述的業務目的使用各類資料，包括提供及保護服務、處理賬單、提供支援、改善服務、防止欺詐，以及履行法律責任。我們只會為這些目的，向子處理者頁面所列的服務供應商、第 3 節所述的接收者，以及你機構的獲授權用戶披露這些資料。
保留期限：我們按第 5 節所述保留各類資料：在你的賬戶或你機構的工作空間仍然有效期間，以及提供支援、解決爭議和履行法律要求所需的期間。工作空間刪除後，其資料會從我們的運作系統中清除，備份中的副本則按服務供應商的備份週期到期失效。
不出售、不共享：我們不會出售個人資料，亦不會為跨情境行為廣告而共享個人資料（以上用語以加州法律的定義為準）。我們在過去 12 個月內沒有這樣做，亦不會在知情的情況下出售或共享 16 歲以下人士的個人資料。我們只使用 Google Analytics 衡量自己網站的使用情況，並已關閉 Google 信號及廣告個人化功能。
你的權利：除法律訂明的例外情況外，你有權知悉我們收集了你哪些個人資料，包括資料類別、來源、目的及接收者，並以可攜格式索取特定資料的副本；要求我們刪除資料；要求我們更正不準確的資料；拒絕我們出售或共享個人資料；以及限制敏感個人資料的使用。由於我們不會出售或共享個人資料，亦不會在法律容許範圍以外使用敏感個人資料，服務本身無需你另行選擇退出，但你仍可在下方關閉網站分析。
如何提出要求：請電郵至 dpo@materialpro.io，或使用第 12 節的聯絡表格。我們會在 10 個工作天內確認收到要求，並在 45 個曆日內回覆。如需更多時間，我們可延長一次，最多再延長 45 日，並會告知原因。為保障你的資料，我們會將你提供的資料與我們持有的資料核對，以核實你的身份，例如請你確認發送至賬戶電郵的驗證碼。提出要求不收取任何費用。
授權代理人：你可委託授權代理人代你提出要求。我們會要求代理人出示經你簽署的書面授權，並可能請你直接向我們核實身份；如代理人持有有效的授權書（power of attorney），則毋須如此。
不會區別對待：我們不會因你行使上述任何權利而拒絕向你提供服務、收取不同價格或降低服務質素。
全球私隱控制（GPC）：如你的瀏覽器發出全球私隱控制（Global Privacy Control，GPC）信號，我們會視之為就該瀏覽器拒絕出售或共享你個人資料的有效要求。屆時我們的網站不會載入 Google Analytics，亦不會為分析目的記錄頁面瀏覽。
其他州份及上訴：居於其他設有全面私隱法例州份（例如科羅拉多州、康涅狄格州、德克薩斯州及維珍尼亞州）的居民，可用相同方式行使相同權利。如我們拒絕你的要求，會說明理由；你可回覆我們的決定提出上訴，我們會在你所在州份法律規定的時限內回覆。
你的私隱選擇
你可使用以下開關，在此瀏覽器關閉網站分析。關閉期間，我們的網站不會載入 Google Analytics、不會為分析目的記錄頁面瀏覽，並會刪除可存取的 Google Analytics Cookie。你的選擇只會儲存在此瀏覽器；如使用其他瀏覽器或裝置，或清除了網站資料，請重新設定。
10. 兒童私隱
我們的服務並非為 18 歲以下人士而設，我們亦不會故意收集兒童的個人資料。如發現曾收集兒童的資料，我們會立即採取措施刪除。
11. 政策修訂
我們可能會不時更新本私隱政策。更新後的版本將於本頁發布，並更新「最後更新」日期。如有重大修訂，我們會透過電郵或服務內通知告知你。我們建議你定期查閱本政策。
12. 聯絡我們
如有私隱相關問題或需要行使資料權利，請聯絡我們的資料保障主任，或使用下方的聯絡表格。請說明你的要求，並避免提供密碼或不必要的敏感資料。
- 資料保障主任：dpo@materialpro.io
- 一般查詢：enquiry@materialpro.io
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