將帳單匯入 QuickBooks Online
MaterialPro 帳單 CSV 有哪些欄位、各要對應到哪裡，以及如何匯入。
QuickBooks Online 帳單檔案每一列代表一筆帳單明細。Bill No 相同的列屬於同一張帳單，所以一張有五筆明細的廠商發票會變成五列。欄位名稱沿用 QuickBooks Online 的帳單範例檔。
匯入前
- 檔案中的每家廠商都已在 QuickBooks 建立，且顯示名稱完全相同。若有缺漏，請先在 MaterialPro 的廠商頁面匯出廠商清單，再匯入 QuickBooks。
- 每個 Account 值都是您 QuickBooks 會計科目表中的科目。沒有成本代碼對應的明細，會使用您匯出時填寫的預設費用科目。
- 每個 Terms 值都已在 QuickBooks 的付款條件清單中。Net 30 和 Due on receipt 為內建條件；Net 30 EOM 等月結條件須以相同名稱自行建立。
- 若使用 Customer:Job，該客戶和專案須已在 QuickBooks 建立，且名稱相同。
- Class 和 Currency 只有在 QuickBooks 開啟類別追蹤與多幣別功能時才會匯入；否則請不要對應這兩欄。
欄位對應
以下依檔案中的欄位順序排列。美國工作區的檔案使用 Vendor，沒有稅額欄；美國以外工作區的檔案使用 Supplier，並多一欄 Line Tax Amount。
Bill No廠商的發票號碼。
對應到：Bill no.（帳單號碼）
Vendor僅限美國工作區廠商顯示名稱：有英文名稱時使用英文名稱，否則使用其名稱。
對應到：Vendor（廠商）
Supplier僅限美國以外的工作區廠商顯示名稱：有英文名稱時使用英文名稱，否則使用其名稱。
對應到：Supplier（美國以外的 QuickBooks 對廠商的稱呼）
Bill Date發票日期。美國工作區為 MM/DD/YYYY，其他地區為 DD/MM/YYYY。
對應到：Bill date（帳單日期）
Due Date發票到期日。發票沒有到期日時，為發票日期加上採購單或廠商的付款條件；沒有付款條件時，使用工作區的預設付款條件，否則為 30 天。
對應到：Due date（到期日）
Terms採購單的付款條件，否則使用廠商的付款條件，並以 QuickBooks 的條件名稱填寫，例如 Net 30 或 Due on receipt。
對應到：Terms（付款條件）
Memo採購單號碼。
對應到：Memo（備註）
Account該明細成本代碼所對應的科目（工程案本身的對應優先於全公司的對應），否則使用預設費用科目。
對應到：Account（明細上的費用類別）
Line Description發票明細的說明。
對應到：Line description（明細說明）
Line Amount未稅的明細金額，以兩位小數的純數字填寫。
對應到：Line amount（明細金額）
Line Tax Amount僅限美國以外的工作區該明細的稅額。
對應到：Line tax amount（明細稅額）。請在匯入畫面為各明細選擇稅碼。
Customer:Job帳單所屬工程案的「業主:工程案」；工程案沒有業主時，只填工程案名稱。
對應到：若匯入工具有帳單明細的客戶或專案欄位，請對應到該欄。QuickBooks 內建的帳單匯入會略過此欄。
Class該明細的成本代碼。
對應到：Class（類別），須已開啟類別追蹤
Currency發票幣別的三碼代碼，例如 USD。
對應到：Currency（幣別），須已開啟多幣別功能
| 檔案欄位 | MaterialPro 填入的內容 | 對應到 |
|---|---|---|
Bill No | 廠商的發票號碼。 | Bill no.（帳單號碼） |
Vendor僅限美國工作區 | 廠商顯示名稱：有英文名稱時使用英文名稱，否則使用其名稱。 | Vendor（廠商） |
Supplier僅限美國以外的工作區 | 廠商顯示名稱：有英文名稱時使用英文名稱，否則使用其名稱。 | Supplier（美國以外的 QuickBooks 對廠商的稱呼） |
Bill Date | 發票日期。美國工作區為 MM/DD/YYYY，其他地區為 DD/MM/YYYY。 | Bill date（帳單日期） |
Due Date | 發票到期日。發票沒有到期日時，為發票日期加上採購單或廠商的付款條件；沒有付款條件時，使用工作區的預設付款條件，否則為 30 天。 | Due date（到期日） |
Terms | 採購單的付款條件，否則使用廠商的付款條件，並以 QuickBooks 的條件名稱填寫，例如 Net 30 或 Due on receipt。 | Terms（付款條件） |
Memo | 採購單號碼。 | Memo（備註） |
Account | 該明細成本代碼所對應的科目（工程案本身的對應優先於全公司的對應），否則使用預設費用科目。 | Account（明細上的費用類別） |
Line Description | 發票明細的說明。 | Line description（明細說明） |
Line Amount | 未稅的明細金額，以兩位小數的純數字填寫。 | Line amount（明細金額） |
Line Tax Amount僅限美國以外的工作區 | 該明細的稅額。 | Line tax amount（明細稅額）。請在匯入畫面為各明細選擇稅碼。 |
Customer:Job | 帳單所屬工程案的「業主:工程案」；工程案沒有業主時，只填工程案名稱。 | 若匯入工具有帳單明細的客戶或專案欄位，請對應到該欄。QuickBooks 內建的帳單匯入會略過此欄。 |
Class | 該明細的成本代碼。 | Class（類別），須已開啟類別追蹤 |
Currency | 發票幣別的三碼代碼，例如 USD。 | Currency（幣別），須已開啟多幣別功能 |
帳單上的額外明細
- 美國檔案：廠商收取的銷售稅會獨立成一列，說明為「Sales tax」，記入預設費用科目。美國的帳單明細不帶稅碼，這樣每張帳單的總額才會與廠商發票一致。
- 明細合計與發票總額之間的差額，例如發票表頭的折扣或附加費用，會記在說明為「Invoice adjustment」的一列，記入預設費用科目。
QuickBooks Online Advanced：內建匯入
- 在 MaterialPro 開啟「發票」，選擇「匯出」，再選 QuickBooks Online 帳單。填寫預設費用科目後下載檔案。
- 在 QuickBooks Online 進入 Settings（設定）→ Import data（匯入資料）→ Bills（帳單），上傳檔案。
- 依上表將每一欄對應到 QuickBooks 欄位。
- 檢查預覽，修正 QuickBooks 標示的列，然後匯入。
Simple Start、Essentials 或 Plus：CSV 匯入工具
QuickBooks 內建的帳單匯入僅限 Advanced 方案。其他方案請使用可建立帳單的第三方 CSV 匯入工具，或手動輸入帳單。各工具的選單不同，但步驟大致相同：
- 交易類型選擇「Bills」（帳單）。
- 上傳檔案並設定日期格式：美國工作區為 MM/DD/YYYY，其他地區為 DD/MM/YYYY。
- 依上表對應每一欄。
- 依 Bill No 將各列分組，讓每張廠商發票成為一張含多筆明細的帳單。
- 先匯入兩三張帳單，逐張核對帳單總額與廠商發票，再匯入其餘帳單。
MaterialPro 沒有與任何匯入工具合作，也沒有認證任何工具。訂閱前，請確認該工具能依上表欄位建立帳單。
檔案格式
- UTF-8 CSV，含位元組順序標記（BOM），與 Excel 的「CSV UTF-8」相同。若工具要求選擇編碼，請選 UTF-8。
- 名稱依輸入原樣匯出，包括重音符號與「–」等破折號，因此必須與 QuickBooks 中的名稱逐字相同。
- 金額為兩位小數的純數字，不含貨幣符號或千分位符號。
- 若在 Excel 開啟後再儲存，請存成 CSV UTF-8，讓名稱保留原有字元，並檢查 Excel 是否改動了日期格式。
匯入後
- 逐張核對帳單總額與廠商發票。
- 帳單付款請在 QuickBooks 登錄；MaterialPro 的付款紀錄只用來追蹤狀態。
- MaterialPro 會標記已匯出的帳單，下次匯出時可以略過。
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