常見問題解答

materialpro 將營建請購、供應商報價、採購單、送貨紀錄、發票與庫存整合到同一個工作空間。AI 可擷取文件資料，供團隊審核。串連的紀錄讓採購、工地與財務團隊共同追蹤從請購到付款的進度。實際效益取決於您的文件與作業流程。

大多數營造公司的採購方式還停留在 20 年前——大量電話、電子郵件、試算表和手動輸入資料。報價散落在不同人的電子郵件信箱裡，採購單與實際交貨對不上，發票則因為找不到原始文件，一拖就是好幾週。

materialpro 把所有資料集中在同一處，全團隊都看得到。廠商寄來報價時，我們的 AI 會自動讀取並擷取所有品項；準備下單時，系統立即由報價產生採購單，不必再靠人工逐筆輸入。材料到貨時，現場團隊用手機拍下送貨單，AI 讀取實收數量，現場人員也能直接向廠商回報任何問題。

我們要解決的，或許正是讓您夜不成眠的那些問題——成本超支、溝通斷層，以及耗在文書作業和資料輸入上的時間。以下是我們常見的情況：

現場團隊靠打電話或傳簡訊給辦公室來訂材料，造成延誤，也容易溝通出錯。送貨單遺失，應付帳款團隊幾週後收到發票時就無從比對。預算問題要到月底才發現，而不是發生當下就知道。每個人花太多時間在資料輸入上，而不是把心力放在工程本身。

我們的做法是讓每個人都能即時掌握狀況。專案經理可以清楚看到自己負責的專案訂了什麼、收了什麼、開了哪些發票；現場團隊可以直接從工地請購材料；會計團隊因為所有資料都已編碼並完成比對，處理發票的速度更快；預算吃緊時系統會發出警示，讓您在為時已晚之前及早調整。

materialpro AI 讓您掌握哪些材料買得最多，以及一整年的價格波動。材料漲價往往有季節性，只要清楚知道特定材料的價格何時到頂、何時回落，就能提前規劃，趁價格最低時先把這些材料備進倉庫。

materialpro 也能讓您輕鬆看出向哪些廠商採購最多，進而爭取量大優惠價。最後，您還可以針對新案的材料清單，找出哪些材料價格波動較大，並與廠商就這些材料簽訂買斷協議。

AI 可從支援的圖片與 PDF 上傳檔案擷取收據資料。清晰度與文件版面會影響結果。儲存前請核對供應商、金額、稅額與品項。

上傳清楚的送貨文件照片，AI 可擷取單號、日期、供應商與品項數量，並建議對應的採購單。確認驗收前，請核對擷取結果。

使用 AI 功能時，相關文件或對話會透過 OpenRouter 傳送至設定的模型供應商。模型會回傳品項說明、數量與價格等結構化資料。AI 結果可能有誤，團隊應在發出採購單、核准發票或付款前審核。資料處理方式請參閱隱私權政策。

您可在儲存前檢查並修正擷取資料。請對照原始文件，特別核對數量、單價、稅額與供應商資料。簽核仍由您設定的流程把關，AI 擷取不代表準確率保證。

AI 可解讀支援的圖片與 PDF 文件中的不同版面，但結果會受清晰度與內容複雜度影響。若某種格式無法處理，請寄信至 support@materialpro.io，附上已遮蔽敏感資料的範例與問題說明。

為採購單品項記錄使用的單位，並核對報價與送貨文件。若計價與驗收單位不同，請先與供應商確認換算方式，並在試用期間驗證您的作業流程。

依使用者計費。Pro 每位使用者每月 USD 39，Business 每位使用者每月 USD 59，年繳可省 20%。1 位使用者即可開始，團隊成長再加人，不收開通或導入費用。

Pro 與 Business 皆享 7 天免費試用，無須信用卡。

Enterprise 方案依需求報價，歡迎與我們的團隊聯絡。

請依您的作業流程評估效益，包括輸入文件、追蹤送貨、比較報價與審核發票差異所花的時間。試用期間可與團隊一起量測。節省幅度與投資報酬依使用情況而異，並非保證。

一致的紀錄可協助團隊檢視材料成本，規劃未來採購。用專案、供應商與價格歷史支持決策，並在試用期間驗證業務所需的報表與匯出。

先從示範工作空間開始，邀請同事，用一個專案試跑。匯入所需資料，並設定角色與簽核步驟。若需要 ERP 串接，請先與團隊評估系統及資料流，再安排導入。

符合資格的新工作空間可免費試用 7 天，無須信用卡。先使用示範資料，再驗證團隊所需的流程。啟用付費訂閱時，您會加入付款方式並確認計費條款。未啟用時，試用結束會暫停存取；取消或到期不會自動刪除工作空間。如需協助或刪除資料，請與我們聯絡。

需要協助時，請寄信至 support@materialpro.io，說明操作流程與遇到的問題；提供範例時請遮蔽敏感資料。Enterprise 的導入與支援方式由雙方另行確認。

變革管理一直是一大挑戰，我們也累積了不少讓轉換更順利的經驗。關鍵在於儘早讓團隊看到成效。當現場團隊發現自己用手機就能查看倉庫庫存，不必再打電話到辦公室，他們對這套技術就會感到興奮。

我們著重依每個人的具體角色進行訓練，而不是試圖把所有東西教給所有人。主管需要知道的內容，和應付帳款人員不同。讓訓練貼近每個人的日常工作，上線速度會快得多。

我們也建議從最熟悉科技，或最具影響力的團隊成員開始。當其他同仁看到這些先行者的成功，抗拒的聲浪往往很快就會消退。

決策通常涉及多位利害關係人，因為 materialpro 牽涉到您營運的多個環節。營運主管、採購與專案管理團隊需要了解流程的變化，並接受新的工作流程；會計團隊需要對 ERP 整合，以及這些變化如何影響應付帳款流程感到放心；資訊部門則通常希望審查資安與技術需求。

我們很樂意向不同的群體進行示範，並回答各團隊關心的具體問題。事前讓大家取得共識，能讓上線更順利，也確保您從系統中獲得最大價值。

在 materialpro 記錄專案預算與採購資料，檢視已承諾與實際支出。設定時請確認預算與成本代碼的輸入方式。ERP 預算同步須另外確認串接。

報表帶給您的能見度，是多數營造公司從未擁有過的。您可以依專案、廠商、成本代碼，甚至材料／設備或期間檢視支出。專案成本報告會在材料與單位層級，顯示專案的已訂購、已交貨、已開票與已付款情形。

預算與實際支出的比對，會在建立採購單與處理發票時即時更新。您可以從高階摘要一路往下檢視到單一品項，清楚了解資金流向。

您還能取得詳細的價格情報：全年材料價格歷史，並依您的採購量與歷史價格波動，推薦最有機會節省成本的材料。

報表可匯出為 CSV、Excel 或 PDF。

買斷協議是指您承諾以特定價格向廠商採購的大致材料數量。

• 以廠商報價建立買斷協議
• 依買斷協議下單，沿用預先約定的價格，並可個別設定交貨日期
• 在專案層級查看目前針對買斷數量已訂購與已收料的進度
• 授權現場團隊向預先核准的買斷協議與廠商下單，協助控管成本
• 以標籤和／或區域，將訂單分配到工區或施工階段（例如1樓、A區）
• 審核與核准發票時，materialpro 會自動驗證品項價格

有權限的使用者可修改採購單內容並查看異動紀錄。發出修改後的訂單前，請確認團隊所需的簽核與供應商通知步驟。ERP 變更單過帳須依確認的串接範圍處理。

上傳供應商發票，或由已設定的發票收件匣收取文件，審核擷取資料後，與採購單及驗收紀錄比對。有權限的簽核者可在核准前確認差異。此功能處理供應商已開立的發票，不提供台灣統一發票開立、財政部電子發票上傳或報稅。請在試用期間確認財務團隊所需的文件流程。

為組織設定角色、權限與簽核流程。有權限的使用者可審核採購單與發票，流程規則可將文件送交對應的簽核者。正式採購前，請與團隊一起驗證規則。

materialpro 有幾種簡單的方式，支援訂購品項資料庫中尚未存在的新品項：

• 使用者建立訂單時，可直接輸入自訂的品項說明。materialpro 會自動在品項資料庫中搜尋該說明，若找不到相符的品項，就視為新品項。
• 使用者從含有新品項的廠商報價建立訂單時，materialpro 會在掃描出的品項說明旁顯示「新」標籤。
• 訂單建立後，新品項會自動加入品項資料庫。若已啟用訂單簽核，簽核者可以在自訂說明與現有品項相符時加以覆寫，有助於避免因說明不同而產生重複的品項。

您可用專案與採購單紀錄追蹤預製構件的採購與送貨。標準採購功能不包含專用的工廠生產或品管流程，其他需求請與團隊討論。

使用發票與收據紀錄保存專案支出，並指定成本代碼。會計分錄、員工代墊核銷與 ERP 過帳，須依公司會計流程及另外確認的串接方式處理。

我們的系統支援將發票以直接工程成本過帳。處理這類發票的方式如下：

• 您依發票內容建立新的訂單紀錄
• AI 會讀取發票的開立日期、到期日、小計、稅額等資訊，並指定給新訂單
• AI 通常會自動選出發票所屬的專案與廠商，甚至帶入預設成本代碼（依廠商設定或歷史發票而定），如有需要您可以修正
• 如果您想將發票逐項列出，並分攤到不同的成本代碼，可以輕鬆讓 AI 逐項列出發票，並拆分到多個成本代碼
• 或者，將整張發票或個別品項歸入特定的間接費用總帳科目

您可將設備與租賃服務記錄為採購單品項，填寫數量、單位與價格。租期追蹤、歸還提醒與會計需求，請先與團隊確認，再採用專用租賃流程。

用採購單記錄材料、設備與服務，填寫品項說明、數量、單位與價格，再追蹤送貨及相關發票。租賃、保留款或分包請款等特殊需求，請先與團隊確認。

materialpro 提供 iOS 與 Android App（提供英文與中文版本），讓使用者可以：

• 查看被指派的專案
• 為這些專案提交現場請購單，由指定的辦公室人員核准
• 從預先核准的買斷協議訂購品項
• 查看自己專案的所有訂單
• 在現場收料時，拍下送貨單並記錄任何驗收問題
• 預留採購單號，在緊急訂單時提供給廠商；上傳該採購單的送貨單後，AI 會讀取送貨單並逐項列出採購單內容，供辦公室審核
• 拍下採購收據或發票的照片，並提交簽核
• 查看公司倉庫的庫存（若已啟用庫存模組）
• 對倉庫庫存提交訂單需求
• 回應發票退回：核准或加上備註

App 也能離線運作，這對手機訊號不佳的工地很重要。一旦重新連線，所有資料都會同步。

可以，只要管理員已啟用現場角色建立訂單的權限。

• 使用行動 App 或平板電腦提交材料請購單，可從以下品項清單選取：
- 預先核准的買斷協議
- 材料清單
- 包含所有歷史訂單品項的品項資料庫
- 手寫的材料請購單（掃描準確度取決於字跡是否清晰）

• 可依關鍵字、群組或成本代碼篩選品項，協助在大型買斷協議或材料清單中快速縮小範圍
• 為緊急訂單預留採購單號。將採購單號提供給廠商，並拍下送貨單照片。AI 會讀取送貨單並逐項列出採購單內容，供辦公室審核

這完全可以依照您希望的營運方式來設定。您可以針對每位使用者，設定是否能看到價格。有些公司希望現場團隊具備成本意識，因此顯示價格與預算資訊；有些公司則希望現場團隊專心把材料備齊，不必擔心成本。

怎麼設定由您決定。現場團隊可能會看到某些材料已預先核准的特定價格，也可能只看到數量與說明。專案經理則永遠可以存取完整的成本資訊，並即時查看對預算的影響。

可以，materialpro 讓使用者在電腦版或行動 App 上，輕鬆記錄並回報採購單品項的驗收問題：

• 使用者可從預先定義的問題類型中選擇：損壞、超過訂購數量、數量錯誤或其他
• 使用者可選擇上傳照片，以視覺方式記錄問題
• 廠商會自動收到問題回報通知，並被要求處理（例如退款、補送缺少或損壞的品項）
• 使用者可透過篩選條件，輕鬆找出有驗收問題的訂單，持續監控處理進度

系統會產生一封詳細的電子郵件寄給廠商，留下書面紀錄，也讓廠商能立刻著手處理。系統同時會提醒專案經理與辦公室團隊，讓他們知道有可能影響進度的問題。

這比過去現場團隊靠打電話或傳簡訊回報問題的方式好得多，因為那些訊息有時會遺漏或被遺忘。

緊急採購時，可建立採購單或上傳相關送貨文件、收據，指定專案後交由有權限的團隊審核。ERP 採購單號預留須另外確認串接。

庫存模組讓您追蹤倉庫中存放的一般材料庫存，以及為特定專案存放在倉庫的材料。您可以查看一般庫存有哪些、專案專用庫存有哪些，以及所有預計的入庫與出庫。

現場團隊在前往倉庫之前，就能先用手機查看庫存。下單時，系統可以顯示庫存中已有哪些可用，而不是只顯示需要向廠商訂購的內容。

設定專案倉庫後，現場人員可以查看為特定專案送到倉庫的材料。這對於工地空間不足、大部分材料都先送到倉庫的專案很重要。當現場人員準備在工地收料時，可透過行動 App 請領專案專屬庫存，系統會像處理一般訂單一樣處理這類需求（追蹤已收料的品項等）。

以下是庫存管理功能的完整清單：

• 透過簡單的檔案上傳，輕鬆建立倉庫及相關庫存
• 在倉庫之間調撥庫存
• 將特定專案的剩餘庫存調撥至倉庫
• 為倉庫庫存開立補貨訂單
• 監控預計的庫存入庫與出庫
• 為每個品項設定最低補貨門檻，當特定品項庫存不足時自動通知

• 建立獨立的倉庫並指派給專案（在專案詳細資料分頁中）
• 此專案下所有訂購並送至倉庫的訂單，都會存入這個新倉庫（請在訂單類型設定中，將「追蹤庫存」開關設為「是」）
• 準備請求送到工地收料時，建立新訂單，選擇專案庫存倉庫作為供應商，並從專案庫存倉庫加入品項
• 設定為送至專案庫存倉庫的訂單，在專案成本報告中只會計算一次（送到工地的部分不會重複計算）
• 您可隨時依需求，將品項從專案倉庫移至主倉庫，或從工地移回專案倉庫

不需要，這一點非常重要，因為您最不想做的就是讓與廠商的關係變複雜。廠商不需要帳號、密碼或特殊訓練，他們依舊用一貫的方式寄送報價與發票——透過電子郵件。

當驗收或發票有問題時，系統會以電子郵件寄給廠商一個安全連結供其回覆，但他們不需要登入。他們可以透過連結上傳更正後的文件，或回答問題。

目標是讓您內部的流程更有效率，同時不會對您所倚賴的廠商增加額外工作。

隨著時間累積，系統會建立每家廠商表現的完整樣貌。您可以看到哪些廠商的驗收問題較多，也能看到哪些廠商的發票問題最多。

報表也能幫助您以事實為基礎，與廠商討論績效問題，而不是依賴主觀印象或單一事件。

ERP 串接需要先評估您的系統、可用 API、權限及資料交換需求。請在採用特定串接前，與團隊確認範圍與可用性。您可先使用採購工作空間，無須連接 ERP。

先確認需要交換的資料，以及每筆資料由哪個系統管理。團隊再評估 API 存取、欄位對應、資安與測試。串接範圍與時程須依您的系統另行確認。

可能的串接需求包括專案、供應商、成本代碼、預算、採購單與發票紀錄。實際交換內容取決於串接方式與雙方確認的導入範圍，會計系統的自動過帳須另外確認。

請向團隊提供所需欄位、編號規則與會計流程。我們會評估您的 ERP 可以支援哪些對應，並在導入前確認。

請提供 ERP 名稱與所需流程。可行性、費用與交付時程取決於系統 API 與導入範圍，須在採購前另行確認。

支援的頁面提供採購與報表資料的 CSV 匯出，功能依紀錄類型而異。請在試用期間確認您的報表流程所需匯出，其他串接需求可與團隊討論。

每個 materialpro 工作空間代表一個組織。多公司 ERP 串接須另外評估公司區隔、存取權限與資料對應。

您可加入多個工作空間，並切換至您有權存取的工作空間。各工作空間保有自己的資料與權限。Enterprise 合約與多公司串接需求須另行確認。

開通 7 天免費試用，無須信用卡。先使用示範工作空間，再驗證團隊所需的文件與簽核步驟。您也可以預約示範，在採用前討論實際作業需求。

您可先從一個專案或少數同事開始，驗證流程後再擴大使用。可用功能依所選方案而定，訂閱依使用者數計費。若需要單獨購買特定模組，請先與團隊確認。

採用 materialpro 前，請評估業務所需的流程、資料匯出、支援方式與合約條款。團隊可與您討論這些需求，並在示範中展示產品。

請聯絡團隊，確認是否有已授權提供的同產業或同地區客戶參考。安排客戶介紹須先取得該客戶同意。

請比較完整流程：請購、供應商報價、採購單、送貨、發票比對與庫存紀錄。materialpro 串連這些資料，並提供 AI 擷取與可設定的簽核。請在試用期間驗證團隊需要的功能，並確認串接需求。