Import bil ke QuickBooks Online

Lajur dalam CSV bil MaterialPro, medan yang sepadan dan cara mengimport fail tersebut.

Fail bil QuickBooks Online mempunyai satu baris bagi setiap baris bil. Baris yang berkongsi Bill No yang sama membentuk satu bil, jadi invois pembekal dengan lima baris menjadi lima baris dalam fail. Nama lajur mengikut fail contoh bil QuickBooks Online.

Sebelum anda mengimport

Setiap pembekal dalam fail sudah wujud dalam QuickBooks dengan nama paparan yang sama. Untuk menambah pembekal yang tiada, eksport senarai pembekal daripada halaman Pembekal dalam MaterialPro dan import ke QuickBooks dahulu.
Setiap nilai Account ialah akaun dalam carta akaun QuickBooks anda. Baris tanpa pemetaan kod kos menggunakan akaun perbelanjaan lalai yang anda masukkan semasa eksport.
Setiap nilai Terms wujud dalam senarai terma QuickBooks anda. Net 30 dan Due on receipt sudah tersedia; terma hujung bulan seperti Net 30 EOM perlu dicipta dengan nama yang sama.
Jika anda menggunakan Customer:Job, pelanggan dan projek tersebut sudah wujud dalam QuickBooks dengan nama yang sama.
Class dan Currency hanya diimport jika penjejakan kelas dan pelbagai mata wang dihidupkan dalam QuickBooks. Jika tidak, jangan petakan lajur tersebut.

Pemetaan lajur

Lajur disenaraikan mengikut susunan dalam fail. Fail daripada ruang kerja AS menggunakan Vendor dan tiada lajur cukai; fail daripada ruang kerja di luar AS menggunakan Supplier dan menambah Line Tax Amount.

Bill No
Nombor invois pembekal.
Petakan kepada: Bill no. (nombor bil)
VendorRuang kerja AS sahaja
Nama paparan pembekal: nama Inggerisnya jika ada, jika tidak namanya.
Petakan kepada: Vendor (pembekal)
SupplierRuang kerja di luar AS sahaja
Nama paparan pembekal: nama Inggerisnya jika ada, jika tidak namanya.
Petakan kepada: Supplier (istilah QuickBooks bagi pembekal di luar AS)
Bill Date
Tarikh invois. MM/DD/YYYY bagi ruang kerja AS, DD/MM/YYYY di tempat lain.
Petakan kepada: Bill date (tarikh bil)
Due Date
Tarikh akhir invois. Jika invois tiada tarikh akhir: tarikh invois ditambah terma PO atau pembekal; tanpa terma, terma lalai ruang kerja anda, atau 30 hari.
Petakan kepada: Due date (tarikh akhir)
Terms
Terma pembayaran PO, atau terma pembekal jika PO tiada terma, sebagai nama terma QuickBooks seperti Net 30 atau Due on receipt.
Petakan kepada: Terms (terma)
Memo
Nombor PO.
Petakan kepada: Memo
Account
Akaun yang dipetakan kepada kod kos baris tersebut (pemetaan khusus projek mengatasi pemetaan seluruh syarikat), jika tidak akaun perbelanjaan lalai.
Petakan kepada: Account (kategori perbelanjaan pada baris)
Line Description
Keterangan baris invois.
Petakan kepada: Line description (keterangan baris)
Line Amount
Amaun baris sebelum cukai, sebagai nombor biasa dengan dua tempat perpuluhan.
Petakan kepada: Line amount (amaun baris)
Line Tax AmountRuang kerja di luar AS sahaja
Cukai bagi baris tersebut.
Petakan kepada: Line tax amount (amaun cukai baris). Pilih kod cukai bagi baris pada skrin import.
Customer:Job
Pelanggan:Projek bagi projek bil tersebut, atau nama projek sahaja jika projek tiada pelanggan.
Petakan kepada: Medan pelanggan atau projek pada baris bil, jika alat import anda menyediakannya. Import bil terbina dalam QuickBooks mengabaikan lajur ini.
Class
Kod kos baris tersebut.
Petakan kepada: Class (kelas), jika penjejakan kelas dihidupkan
Currency
Mata wang invois sebagai kod tiga huruf, seperti USD.
Petakan kepada: Currency (mata wang), jika pelbagai mata wang dihidupkan

Lajur dalam fail	Kandungan yang diisi oleh MaterialPro	Petakan kepada
`Bill No`	Nombor invois pembekal.	Bill no. (nombor bil)
`Vendor`Ruang kerja AS sahaja	Nama paparan pembekal: nama Inggerisnya jika ada, jika tidak namanya.	Vendor (pembekal)
`Supplier`Ruang kerja di luar AS sahaja	Nama paparan pembekal: nama Inggerisnya jika ada, jika tidak namanya.	Supplier (istilah QuickBooks bagi pembekal di luar AS)
`Bill Date`	Tarikh invois. MM/DD/YYYY bagi ruang kerja AS, DD/MM/YYYY di tempat lain.	Bill date (tarikh bil)
`Due Date`	Tarikh akhir invois. Jika invois tiada tarikh akhir: tarikh invois ditambah terma PO atau pembekal; tanpa terma, terma lalai ruang kerja anda, atau 30 hari.	Due date (tarikh akhir)
`Terms`	Terma pembayaran PO, atau terma pembekal jika PO tiada terma, sebagai nama terma QuickBooks seperti Net 30 atau Due on receipt.	Terms (terma)
`Memo`	Nombor PO.	Memo
`Account`	Akaun yang dipetakan kepada kod kos baris tersebut (pemetaan khusus projek mengatasi pemetaan seluruh syarikat), jika tidak akaun perbelanjaan lalai.	Account (kategori perbelanjaan pada baris)
`Line Description`	Keterangan baris invois.	Line description (keterangan baris)
`Line Amount`	Amaun baris sebelum cukai, sebagai nombor biasa dengan dua tempat perpuluhan.	Line amount (amaun baris)
`Line Tax Amount`Ruang kerja di luar AS sahaja	Cukai bagi baris tersebut.	Line tax amount (amaun cukai baris). Pilih kod cukai bagi baris pada skrin import.
`Customer:Job`	Pelanggan:Projek bagi projek bil tersebut, atau nama projek sahaja jika projek tiada pelanggan.	Medan pelanggan atau projek pada baris bil, jika alat import anda menyediakannya. Import bil terbina dalam QuickBooks mengabaikan lajur ini.
`Class`	Kod kos baris tersebut.	Class (kelas), jika penjejakan kelas dihidupkan
`Currency`	Mata wang invois sebagai kod tiga huruf, seperti USD.	Currency (mata wang), jika pelbagai mata wang dihidupkan

Baris tambahan pada bil

Fail AS: cukai jualan yang dikenakan pembekal diletakkan pada barisnya sendiri, dengan keterangan "Sales tax", pada akaun perbelanjaan lalai. Baris bil AS tidak membawa kod cukai, jadi cara ini memastikan jumlah setiap bil sama dengan invois pembekal.
Sebarang baki perbezaan antara baris dengan jumlah invois, seperti diskaun atau caj pada pengepala invois, diletakkan pada baris dengan keterangan "Invoice adjustment", pada akaun perbelanjaan lalai.

QuickBooks Online Advanced: import terbina dalam

Dalam MaterialPro, buka Invois, pilih Eksport, kemudian Bil QuickBooks Online. Masukkan akaun perbelanjaan lalai anda dan muat turun fail.
Dalam QuickBooks Online, pergi ke Settings, kemudian Import data, kemudian Bills, dan muat naik fail.
Padankan setiap lajur dengan medan QuickBooks berdasarkan jadual di atas.
Semak pratonton, betulkan baris yang ditandakan oleh QuickBooks, kemudian import.

Simple Start, Essentials atau Plus: aplikasi pengimport CSV

Import bil terbina dalam QuickBooks hanya tersedia pada Advanced. Bagi pelan lain, gunakan aplikasi pengimport CSV pihak ketiga yang boleh mencipta bil, atau masukkan bil secara manual. Menu berbeza antara aplikasi, tetapi langkahnya sama:

Pilih Bills sebagai jenis transaksi.
Muat naik fail dan tetapkan format tarikh: MM/DD/YYYY bagi ruang kerja AS, DD/MM/YYYY di tempat lain.
Petakan setiap lajur berdasarkan jadual di atas.
Kumpulkan baris mengikut Bill No, supaya setiap invois pembekal menjadi satu bil dengan beberapa baris.
Import dua atau tiga bil dahulu, dan bandingkan jumlah setiap bil dengan invois pembekal sebelum mengimport selebihnya.

MaterialPro tidak bekerjasama dengan mana-mana aplikasi pengimport dan belum mengesahkan mana-mana aplikasi. Sebelum melanggan, pastikan aplikasi tersebut boleh mencipta bil dengan medan dalam jadual di atas.

Format fail

CSV UTF-8 dengan tanda susunan bait (BOM), sama seperti "CSV UTF-8" dalam Excel. Jika alat anda meminta pengekodan, pilih UTF-8.
Nama dieksport tepat seperti yang ditaip, termasuk aksen dan sempang seperti "–", jadi nama mesti sepadan dengan QuickBooks aksara demi aksara.
Amaun ialah nombor biasa dengan dua tempat perpuluhan, tanpa simbol mata wang atau pemisah ribuan.
Jika anda membuka fail dalam Excel dan menyimpannya semula, simpan sebagai CSV UTF-8 supaya aksara dalam nama kekal, dan pastikan Excel tidak menukar format tarikh.

Selepas mengimport

Semak jumlah setiap bil dengan invois pembekal.
Rekod pembayaran bil dalam QuickBooks. Pembayaran dalam MaterialPro hanya menjejak status.
MaterialPro menandakan bil yang telah dieksport, supaya eksport seterusnya boleh melangkaunya.

Perlukan bantuan?

Ada soalan tentang fail anda? E-mel support@materialpro.io atau baca Soalan Lazim.